随着大数据和云计算技术的飞速发展，高等院校正面临着前所未有的教育改革和数字化转型的机遇。在此背景下，高效地利用信息化技术进行教材编写显得尤为重要
[1]。传统的教材编写方式依赖微信、电子邮件和会议等工具，存在协作效率低、信息同步困难和版本控制复杂等问题，一定程度上影响了教材的编写质量和出版进度。为了优化教材编写流程，促进优质教育资源的共享，在编写“十四五”规划教材《医药数据管理与可视化分析》的过程中，本团队充分利用了Office 365的SharePoint平台。SharePoint平台的功能特性与敏捷数据管理方法论的核心理念高度契合，该平台以其轻资产的运营模式，不仅提供了高效的实时协作与反馈机制，还确保了数据的安全性和用户隐私的妥善管理等，显著提高了工作效率，为高质量完成项目奠定了坚实的基础。
本研究旨在讨论敏捷数据管理方法论指导下的SharePoint平台在教材编写中的用户管理、内容管理、团队协作等方面的应用优势。同时，总结本次教材编写的经验与挑战，探讨如何进一步通过云端协作平台提高教材编写的敏捷性。希望通过本研究能为教育领域提供高效、灵活、可持续的教材编写方案，助力教材编写信息化和数字化转型发展。
1 传统教材编写方式面临的挑战
1.1 协作效率低下、信息同步困难
传统教材编写过程中，存在团队协作效率低下和信息同步困难两大显著问题。编写团队通常采用微信、电子邮件和面对面会议等沟通方式，这些方法虽能满足基本沟通需求，但在处理复杂项目协作时显得力不从心。微信和电子邮件的非即时沟通往往导致信息传递延迟，特别是在团队成员分散各地、跨越不同时区工作时，影响尤为明显。这种沟通不畅不仅会导致教材内容的准确性、逻辑性和完整性无法得到及时校对，影响教材质量，也会延长编写周期，同时还增加了项目进度、内容质量、资源分配和风险管理等多个方面的不确定性，使得整个教材编写过程变得难以预测和控制。
1.2 本地存储风险高、数据管理难度大
在传统教材编写的过程中，文档存储与管理是一个重要但往往被忽视的环节。传统的存储方式，通常依赖于本地存储设备或物理媒介，如硬盘、U盘等，这种做法虽然在一定程度上保证了文件的即时访问，但却存在着诸多潜在风险和弊端。传统的教材编写方式在文件备份和恢复方面也存在困难，由于缺乏自动化的备份机制，手动备份过程繁琐，且容易遗漏重要文件、最新版本、元数据、更改记录等内容
[2]。同时，数据丢失后的恢复可能既耗时又困难，且无法确保数据的完整性。此外，传统存储方式缺乏集中管理，导致文档归档和检索复杂且低效，也增加了数据安全风险，容易遭到非法访问或泄露。
1.3 编辑审查流程不透明、版本控制难以实现
在传统教材编写过程中，编辑环节与审查环节缺失有效的跟踪及记录机制，致使整个工作流程缺乏透明度。具体而言，评审意见的整合与讨论往往依靠长时间的邮件往来或会议沟通，导致反馈及修改历史无法追溯，团队成员难以及时掌握项目进展情况，进而产生重复劳动、信息不同步以及决策延迟等问题。传统方式下的文档版本管理主要依靠人工记录，易出错且难以追踪，不仅耗时还容易造成版本混乱，进而影响教材质量及出版效率。
2 相关概念介绍
2.1 敏捷数据管理方法论
数据管理的核心在于对数据生命周期的有效管理，充分发挥数据资产的价值，以满足组织的多样化需求。结合敏捷思想的快速迭代、响应和及时交付等特征，本团队在敏捷管理思想的基础上，总结并提出了一套完整的敏捷数据管理方法论，旨在解决数据管理不灵活、难度高、高耗能以及难以实现数据价值等问题，致力于优化数据生命周期管理，并实现简单、高效且能够快速应对变化的数据管理目标
[3]。其中，敏捷数据管理方法论主要包括以下七条原则。
①思想敏捷 通过小周期迭代快速交付数据管理成果，及时获得用户反馈并做出调整，快速响应需求，实现数据管理规划的持续更新；同时加强人员间的协作，利用简便可行的数据管理方案，保持系统和流程的灵活可变，以提高数据管理过程的敏捷性等。
②工具敏捷 低代码工具作为敏捷数据管理的代表，具有开发效率高、开发成本低以及更容易满足个性化需求的优势。敏捷数据管理工具选用客户端等易操作的工具，如Access数据库、Office办公软件、Power BI Desktop桌面数据可视化分析软件等，并借助低代码平台，如Power Apps、宜搭等
[4]。
③资产敏捷 通过IT服务云部署，减少软、硬件资产投入，实现全方位的“轻资产”，让用户利用云计算资源，无须购买和维护自己的硬件和软件，根据自己的需求灵活地借助云端服务，发挥弹性资源和规模经济的优势。
④人员敏捷 通过工具的敏捷性降低技术门槛，业务人员可以直接参加到数据管理工作中，减少对IT人员的依赖。
⑤组织敏捷 在组织敏捷的框架下，扁平化管理是一种重要的管理方式，其核心在于降低组织内部的层级和决策时间，从而提高组织的响应速度和决策效率。
⑥架构敏捷 架构敏捷强调将复杂系统分解为相互独立的对象，每个对象都具有清晰的责任和接口，以实现系统的模块化设计和高内聚低耦合的特性。模块化设计将系统划分为多个相互独立、功能完整的模块，每个模块具备完整功能。这些模块可独立开发、测试和维护，并通过标准接口互动，共同构建系统架构。
⑦目标敏捷 目标敏捷原则强调通过迭代的、渐进式的方法优化产品或项目，这种方法注重灵活性、风险管理、持续学习和用户参与，以实现高质量的结果，而不是一开始就追求无法适应变化的完美状态。
2.2 SaaS
SaaS（Software as a Service）是一种基于云计算的业务模式。在这种模式下，应用软件安装在服务供应商的IT基础设施上，用户通过订阅服务在线使用软件，而无须购买、安装和维护。所有管理、运行、维护和升级工作均由服务供应商负责
[5]。SaaS模式简化了软件使用的复杂性和成本，用户只需通过网络浏览器即可访问和使用所订阅的服务。
2.3 Office 365
Office 365是微软公司基于云计算设计的SaaS应用套件。它将传统的Office桌面应用（如Word、Excel、PowerPoint）与企业级邮件处理、文件共享、即时消息和网络会议等功能相结合，形成了一套综合的解决方案
[6]。通过Office 365，企业能够实现高效的移动办公，同时确保数据安全。Office 365还包括多种工具，如SharePoint、OneDrive、Outlook、Teams和Power BI，提供全面的办公和协作功能。
2.4 SharePoint平台
SharePoint平台是Office 365云服务套件中的核心组件之一，专为企业提供站点创建、列表库、文档库和文档协作等功能。用户无需在本地部署任何硬件或软件，即可在公司网络环境下创建网站、上传数据，并与团队成员或外部合作伙伴共享资料。
SharePoint平台在数据管理、安全性和资源节约等方面具有显著优势。①站点创建：用户可以快速创建和定制网站，支持多种模板和功能模块，满足不同业务需求。②文档库：提供强大的文档管理功能，包括文档版本控制、权限管理和协作编辑，确保数据的准确性和一致性。③列表库：支持结构化数据的收集和管理，用户可以创建和管理各种类型的列表，便于数据的分类和分析。④团队协作：SharePoint平台提供实时协作功能，团队成员可以共享信息、讨论问题和跟踪项目进展，提高工作效率
[7]。通过这些功能，SharePoint平台为企业提供了一个高效、安全、灵活的云端协作平台，极大地提升了工作效率和数据管理水平。
3 基于敏捷数据管理方法论的教材编写实践
基于敏捷数据管理方法论教材编写实践的研究，主要包括了“网站创建、用户管理、内容管理以及团队协作”四个关键环节，研究框架如
图1所示。
3.1 网站创建
全局管理员具有创建网站的权限，进入Office 365管理中心，在SharePoint平台活动站点下选择创建网站平台——“医药数据管理与可视化分析”。这不仅提高了网站的灵活性和可扩展性，还便于后续的功能扩展与维护。
3.2 用户管理
3.2.1 用户创建及权限管理
在SharePoint平台上，本团队共创建了主编、副主编和编委三种用户角色，旨在契合敏捷数据管理方法论，促进组织扁平化，减少层级与决策时间，加快响应速度和提高决策效率。
SharePoint平台为本次规划教材编写工作提供了精细的权限管理功能，为团队协作提供了强有力的安全保障。这一功能针对个人及组别设置不同的访问权限，确保敏感信息的安全。首先，通过SharePoint平台的用户身份验证和访问控制功能，能够确保只有经过验证的本次教材编写团队的成员才能访问系统资源。其次，通过创建不同的用户账户，确保团队成员能够根据自己的职责访问和编辑相应的资源。例如：主编账户具有最高权限，可以查看和编辑所有文档；副主编账户可以管理特定章节的内容；编委账户则主要负责撰写和编辑指定的章节内容。这种角色分配方式保证了教材编写的有序进行和高效管理。
3.2.2 用户组管理
SharePoint平台允许创建和管理用户组，这对于大型团队更为有用。可以将具有相似职责或权限需求的用户归入同一用户组，然后为整个用户组分配权限。这极大地简化了权限管理的复杂性。比如，在本次规划教材编写中为所有编委创建一个用户组，并赋予该组编辑特定章节的权限，而主编和副主编则分别拥有更高级别的权限。这样，当团队成员发生变化时，只需在用户组中进行调整，即可轻松实现权限的更新，无需逐一修改每个用户的权限设置。
同时，对团队成员负责的章节进行分工，通过SharePoint平台的用户管理功能，能够确保教材编写团队的组织结构清晰，使团队中的每个成员各司其职。这种高效的用户管理方式为本次规划教材编写的顺利进行提供了强有力的支持，也为未来类似项目提供了宝贵的经验。
3.3 内容管理
3.3.1 文档管理
①文档采集与整理 针对文本及图像等非结构化数据，通过建立SharePoint文档库来收集和整理这些数据
[8]。创建文档库的过程类似于在本地电脑上操作，可以在网站主页上根据需求新建文档库。文档库内可以创建文件夹、Word文档、Excel工作簿、PowerPoint演示文稿和OneNote笔记本等，并根据业务需求进行数据分类整理。在文档采集和整理过程中，秉持敏捷数据管理方法论的思想敏捷原则，通过短周期迭代和快速反馈机制，及时调整和优化编委会成员在此过程中遇到的问题。
创建“医药数据管理和可视化分析”SharePoint平台后，将教材划分为3 篇共7 个章节，并建立了相应的SharePoint文档库。网站上还预置了教材编写中可能涉及的实例内容，如实例样张、习题样张和截图方法等。编委会成员只需在有网络的环境下使用各自的账户登录到团队网站，在相应章节的文档库中填写或上传自己负责的内容。所有文档信息会被保存在该网站下，仅有权限的团队成员可以访问这些数据。这样，文档录入后无需再像传统方式那样依次对提交的文档进行汇总和整理，因为这些步骤在SharePoint平台上已被自动化处理，有效地减轻了工作量。
②文档历史版本控制 在教材编写过程中，文档的版本控制至关重要，因为它关系到内容的准确性和一致性。在“医药数据管理和可视化分析”SharePoint平台上通过启用版本控制，可以查询到所有文件的版本历史记录，包括每个版本的修改内容、修改者和修改时间。所有文件的更改都会被记录，以保证数据的可追溯性，如
图2所示。版本控制支持团队成员在修改文档时进行小周期迭代，并根据实际反馈快速调整和改进，体现了敏捷数据管理方法论中的快速响应和持续优化。同时，在文件修改失误的情况下，还可以查看或还原到之前的版本，及时进行更正。系统会自动保存历史版本，并记录详细的变更日志。这种自动化的版本控制功能不仅避免了传统方式下的人工记录和手动管理，还确保团队成员能够清楚地看到文档的变更历史和每个版本的区别，团队成员可以比较不同版本，追踪文档的修改过程，了解内容的变化，这对于确保教材的质量和准确性至关重要。
3.3.2 列表管理
通过建立SharePoint列表来收集表格类等结构化数据，这一方法有效地提高了数据管理的效率
[9]。SharePoint列表的创建方式有两种：第一种是在网站主页直接新建列表。例如，本网站中的“用书统计”和“编委会成员及分工”页面，主要采用了直接新建列表管理的方式。第二种是通过ACCESS数据库、Power Query等工具建立与网站的链接，然后将其作为外部数据导出到SharePoint平台。例如，在这次教材编写中，出版社对题目格式有着独特的要求，直接在网站建立新列表会导致数据管理不便。因此，本团队先在Power Query和ACCESS中进行数据的标准化处理（如图
3~
4所示），再将处理后的数据导入网站进行管理，不仅提高了数据的统一性和准确性，还十分契合敏捷数据管理方法论的工具敏捷和思想敏捷原则。
3.3.3 知识管理
SharePoint平台有助于实现知识的高效管理。这一核心功能在本次规划教材编写过程中主要是通过网站的“编写笔记本”页面体现，它为团队成员提供了一个集中、易于访问的知识库，以便于在编写过程中随时查阅相关知识点。“编写笔记本”页面被划分为三个版块，分别对应本教材中的ACCESS数据库、Power Query和Power BI三个篇章。每个版块都包含了与教材内容紧密相关的知识点，如“snagit 12怎么调截图分辨率？”等实用技巧（如
图5所示）。通过“编写笔记本”页面，团队成员可以快速找到所需的知识点，避免了在编写过程中重复搜索和阅读相关资料的时间浪费。网站中的笔记本还具有可随时编写和更新的特点。这意味着团队成员可以根据编写过程中的需求，随时添加新的知识点或更新已有的知识点。这种灵活的知识管理方式有助于保持知识的最新性和完整性，确保教材内容的准确性和实用性。
3.4 团队协作
在本次教材编写项目中，SharePoint平台为团队成员提供了一个高效、便捷的工作环境。通过SharePoint平台的任务列表和日历功能，团队成员可以有效地分配任务和跟踪截止日期，确保项目按计划推进。其为团队成员提供了个性化的工作空间，在教材编写过程中根据不同章节创建子站点。这种方式使团队成员能够根据各自职责和需求，访问和编辑相应资源，如添加文档、创建任务和设置提醒等，使整个团队的工作更加有序和高效。同时，SharePoint平台的主页页面还具有新闻推送和通知功能，用来发布有关教材编写的通知公告，确保团队成员及时了解最新项目动态。当有新消息时，团队成员会收到通知，确保他们能够及时了解项目进展，做出相应调整和决策。通过任务列表和日历功能，团队可以采用迭代、渐进式的方法来管理项目，注重灵活性和持续改进，同时也确保项目的高质量推进。
综上，网站为团队协作提供了基础架构与协作模块，团队协作过程中产生的实际需求也促使网站不断改进优化。
团队协作与内容管理间存在协同与数据流通关系。在协同方面，团队协作是内容管理的保障。通过合理的任务分配、日程安排和知识管理，可为内容管理提供人力和知识资源支持，且团队协作完成的各类任务最终会体现在内容管理的各个环节。在数据流通方面，团队协作产生的数据会流入内容管理环节，成为其基础数据，而内容管理过程中的数据也会反馈给团队协作，帮助团队及时调整工作策略和进度。
4 工作成效与建议
4.1 工作成果与接受情况
SharePoint平台在用户管理、内容管理、团队协作等方面的优势，助力组建了一支高效跨学科教材编写团队，并顺利完成了《医药数据管理与可视化分析》规划教材的编写工作。同时，SharePoint平台促进了团队成员间的沟通与协作，实现了信息实时共享和进度监控，提升了项目透明度和工作效率，使团队能及时调整计划，确保项目按时完成，增强了协作满意度和参与热情，获得团队成员的广泛认可。
SharePoint平台的敏捷性显著提高了教材编写效率。从平台应用到细节管理，本团队始终遵循敏捷数据管理方法论的原则。这不仅提升了编写灵活性，还增强了团队适应力，为未来教材编写项目打下了良好基础。
4.2 建议
4.2.1 提升技术能力，组建人才队伍
为确保团队成员能够全面且高效地利用平台的各项功能，他们需要掌握必要的技术知识和操作技能。因此，在开始编写工作之前，团队成员应接受专业的技术培训，以确保熟练掌握云端协作平台的使用，从而能够充分利用其各项功能。为了提高技术培训的效果，建议定期组织技术交流和讨论，让团队成员分享经验和技巧，以促进互相学习和技能提升
[10]。也可以组建技术支持团队，为团队成员提供技术指导和帮助，解决他们在使用云端协作平台过程中遇到的问题。通过这些措施，可以降低技术依赖性带来的影响，使团队成员更好地利用云端协作平台，提高教材编写的工作效率。
4.2.2 加强数据保护，构建安全体系
云端协作涉及数据传输和存储，为了有效降低可能存在的潜在风险，需要加强网络安全防护措施，如设置多因素认证、定期更新密码等，以确保数据的安全。还应当更加关注数据隐私的保护，确保敏感信息的安全。建议定期举行网络安全培训活动，增强团队成员的安全防范意识，防止数据泄露和抵御恶意攻击。通过这些综合措施，可以更好地守护数据安全，为云端协作提供一个安全可靠的环境。
4.2.3 优化协作流程，提升工作效率
在教材编写的过程中，我们发现团队协作流程仍存在改进空间。具体来说，任务分配和进度跟踪的不足可能导致编写进度滞后。为了提高团队协作效率，可以通过优化任务分配机制、加强进度跟踪工具的使用和定期召开项目会议等方式来协调各项工作，进一步完善编写协作流程。还可以引入项目管理系统，实现对工作进度、任务分配和资源调配的全面监控和管理，也有助于提高协作效率和项目成功的可能性。
5 结论与展望
本研究通过讨论规划教材编写案例，展示了运用Office 365中的SharePoint平台在教材编写过程中的应用价值及操作经验。同时，本研究首次将敏捷数据管理方法论应用于教材编写流程，其七大原则助力教材编写的效率和质量提高。这一创新应用不仅促进了知识的共享与重用，还为教育领域提供了一种高效、灵活的教材编写解决方案。
伴随云计算的发展，云端协作平台将日趋成熟与稳定，为教育相关工作带来更多创新且实用的功能
[11]。例如，借助大数据分析，云端协作平台能够更精准地把握用户需求，提供定制化的教学资源；利用人工智能技术，云端协作平台能够实现智能推荐与智能问答，助力教师与学生解决教学过程中的难题等。综上所述，云端协作平台在教育领域的应用范围将持续扩大，不断推动教育创新的进程。展望未来，本团队将持续深耕敏捷数据管理方法与云端协作平台的融合之道，旨在构建更加高效、灵活的解决方案，为教育事业的持续繁荣与发展贡献力量。
北京市教育科学“十四五”规划2024年度课题“基于敏捷数据管理方法论和大型语言模型的医学主观题智能阅卷研究”(CDGB24195)
京公网安备11010202008535号
PDF
(3203KB)
