数智财务管理系统研究—基于eEPC模型

Intelligent cost reimbursement under the eEPC model of digital intelligent financial management system-eEPC model

摘要

高校费用报销是指高校教职工在教学业务活动期间产生的费用，按规定程序提交审核部门审核、准确计算后报销实际发生费用的过程.该过程包含多个环节，如业务费用信息录入、计算、会计审核、职能部门审批、会计记账，支付、银行对账等.目前高校费用报销过程大多依赖于传统的线下纸质操作方式，并且财务部门所保存的信息数据也主要采用记账凭证的形式.因缺少费用颗粒化的非财务信息，导致数据提取、分析困难，影响了管理层决策的准确性和报账的及时性、业务真实性.智能费用报销可以建立一个高效、实时、安全的数据共享平台，让数据流动起来，为决策和监督提供数据分析的同时，解决费用报账的效率性、准确性、风险性.

Abstract

The expense reimbursement of colleges and universities refers to the process in which the expenses incurred by the teaching staff during the teaching business activities are submitted to the audit department for examination and accurate calculation according to the prescribed procedures， and then the actual expenses are reimbursed. The process includes many links， such as travel cost information entry， calculation， accounting audit， approval， payment， bank reconciliation and so on. At present， the cost reimbursement process of colleges and universities mostly depends on the traditional offline paper operation mode， and the information data stored by the financial department also mainly adopts the form of accounting vouchers. Due to the lack of non - financial information of cost granulation， it is difficult to extract and analyze data， which affects the accuracy of management decision - making and the efficiency of reimbursement. Based on this， this paper proposes a financial data intelligence management platform - intelligent reimbursement， which aims to establish an efficient， real - time and secure data sharing platform to allow data to flow， provide data analysis for decision - making and supervision， and solve the efficiency， accuracy and risk of expense reimbursement.

Graphical abstract

关键词

数智 / 财务管理 / 智能报销

Key words

numerical intelligence / financial / management / intelligent reimbursement

近年来高等学校招生规模不断扩大，高校的收入和支出水平也出现一定比例的增加，支出比例的增加意味着费用报销的金额和频率增加，但是高校财务人员匮乏，信息化程度不高，导致高校费用报销存在着流程复杂、审核缓慢、监控效率低下的问题.这些问题影响日常管理的效率，导致资源浪费还会因为信息传递不畅和权限分配不合理，容易出现审批延误或费用报销错误的情况.通过模型构建，探讨eEPC模型在智能报销系统中的应用原理与优势，结合高校财务报销中存在的问题，在实际应用报销系统中提出具体方案与建议，以期提升费用报销效率、降低成本、强化财务监督的同时提升师生费用报销的体验感和满意度.

1 高校费用报销业务流程现状及问题

目前高校费用报销业务中存在2种主要的报销模式：事后报销模式和事先借款模式.以差旅费为例，介绍2种模式下的具体流程.事后报销模式，出差人员需要自己先行垫付出差的费用，出差前需要线下填写出差审批单，注明出差的往返目的地，出差天数，出差人员及出差人员的行政级别及职称，出差事由，经相关业务单位经费负责人审批后开始出差.出差结束后，申请人报销时需要填写详细的差旅费报销单，明确城市间交通费、住宿费、各项补助金额和天数等信息，报销单需相关的业务部门经费负责人和相关职能部门进行审批，财务人员审核确认无误后进行支付的一种报销模式；事前报销模式是在出差审批同意后，可以先到财务部门提前借支出差的费用，出差结束后在进行报销的模式，但随着公务卡的推广使用，高校普遍采用事后报销模式，好处是即不用单位提前垫支款项也不用个人垫付自己的资金，而是采用信用模式^［1］.特别在疫情期间，部分高校推行远程管理模式，开始尝试利用在线系统完成费用的审核工作，但无论采用哪种报销模式都需要经过财务人员的审核和相关职能部门的审批，以确保报销流程的准确性和合规性.

高校的费用报销都需要经过多层审批流程，涉及业务经费负责人和职能部门的审批，这种复杂的审批流程会导致报销时间较长，效率低下^［2-4］.在实际操作中，部门之间的沟通不畅或审批流程不明确的问题，也会引发报销信息准确性的问题，甚至出现虚假报销或不合理开支的情况.在报销标准方面的规定每个财务审核人员对标准的解读理解不一致，造成报销金额的不公正，这些是报账难的最主要原因之一.

数电发票同普通发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在数电发票上附有电子税局的签名机制.数电发票包括普通电子发票和区块链电子发票等形式，后者是基于区块链技术的电子发票应用^［5-6］.区块链电子发票本质上是一个共享数据库，存储于其中的数据或信息，具有“不可伪造”“全程留痕”“可以追溯”“公开透明”“集体维护”等特征.在实际业务中会出现一张数电发票重复报销的现象.

在审计过程中发现，出差报销人在两次出差之间会有交叉的日期，容易出现多报销补贴的情况.例如2022年3月报刘平等5人前往某地进行项目调研，报销了城市间交通费、伙食费和市内交通费，出差时间2月1日—2月2日.2022年7月报销凭证显示，报刘平等5人前往某地项目进行调研，报销了城市间交通费、伙食补助和市内交通补助，出差时间2月2日—2月5日.从案例中可以看出刘平在2022年2月2日重复报销了一天的伙食费和市内交通费.这种情况出差人在不同时点向不同会计人员提供报销申请，出差人有涉嫌故意套取补贴的行为.而会计审核人员没有智能系统进行大数据比对，很难发现此类问题.

高校差旅费的报销流程通常会产生大量的纸质文档，这些文档不仅占用大量的存储空间，而且难以管理和查询.如果高校没有有效的信息化管理系统，将会导致报销信息的查询和管理变得困难，因缺少费用颗粒化的非财务信息，财务人员无法进行数据的提取，进而无法分析，就不能全面准确地反映有关情况.影响了管理者在制定财务管理决策时的准确性和效率，不利于高校的长期发展.亟需在新一代数字化和智能化新技术的支撑下构建一个集成、共享的一体化财务数智化管理平台，通过线上完成智能填报、线上签批等环节优化服务流程，提升业财融合和数据质量，突破经费报销审批的时空界限，提高审批效率，提升财务服务水平，让科研人员、师生从繁杂的报销中解脱出来，更好的服务于师生、提升财务管理服务的水平，实现与教学、科研、资产管理、学生管理、后勤服务等各方的信息共享，实现数据驱动高校校财务治理和决策，提升高校综合治理能力^［7］.

2 高校智能报销系统优化分析

2.1 高校智能报销系统可行性分析

部分高校已经建立了相对完备的财务管理系统，但在实际业务中财务管理系统中存在系统之间集成程度不高，信息孤岛现象明显，业务与财务管理系统、外部信息系统未建立有效闭环，系统之间信息交互程度低.智能财务报销系统可以通过整合外部信息平台、业务系统，通过数据共享，加速业财融合的速度，真正实现从业务采购—报销录入—职能部门审批—会计审核—支付一体化智能报销系统^［8-10］.以下从开发技术、产品技术、系统法律安全等多个维度详细分析智能报销平台的可行性.见表1.

2.2 高校智能报销系统整体优化设计

2.2.1 智能报销系统目标设计

实现会计审核智能化.通过智能财务系统的API接口对接，将整个业务流程自动化、降低人工传递的时间和空间约束.利用人工智能规则引擎设立费用报销的刚性规则和柔性规则，审查系统能够根据设定的刚性规则和柔性规则及报销流程，自动化完成会计审核、支付等步骤，提升报销流程的效率并保障提交的报销信息数据的真实性、准确性以及合规性.对接税局的发票系统，自动校验发票的真实性，教职工只需要在移动设备上拍摄或上传发票图片，系统将运用 OCR自动识别技术自动完成后续的申报填报、利用规则引擎自动完成会计审核工作^［11］.

2.2.2 参与人员权限设置

参与人员权限设置需要充分考虑制衡性原则，系统性的考虑单位在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面的相互制约、相互监督，避免权限过于集中带来的风险问题.在设置过程中需要明确每个角色的具体任务和场景，通过用户需求分析、角色分析、功能分析等手段来进行权限划分和设置，确保系统的安全性和稳定性.

1） 操作权限设置：针对不同的角色，需要设置不同的操作权限.出差员工可以填写和修改出差申请信息，查看报销进度，但是不能审核和支付；二级学院领导可以审批出差申请，但是不能查看财务信息；财务审核员可以查看和审核财务信息，但是不能修改信息；系统管理员可以管理系统的用户和权限，但是不能干预业务流程^［9］.

2） 信息查看权限设置：针对不同的角色，需要设置不同的信息查看权限.出差员工可以查看自己的报销申请信息，但是不能查看其他员工的申请信息；二级学院领导可以查看本单位员工的报销申请信息，但是不能查看其他学院的信息；财务审核员可以查看所有的报销申请信息，但是不能查看其他非相关业务信息.

3） 数据访问权限设置：针对不同的角色，需要设置不同的数据访问权限.出差员工只能访问个人的报销数据，但是不能访问其他员工的数据；二级学院领导可以访问本单位员工的报销数据，但是不能访问其他学院的数据；财务审核员可以访问所有的报销数据，但是不能访问其他非相关业务数据.

4） 数据修改权限设置：针对不同的角色，需要设置不同的数据修改权限.出差员工可以修改自己的报销申请信息，但是不能修改其他员工的申请信息；财务审核员可以修改部分报销申请信息（如经济科目），但是不能修改其他非相关业务信息.

5） 日志监控权限设置：针对不同的角色，需要设置不同的日志监控权限.不同的角色只能查看本角色的操作日志，不能查看其他角色的操作日志.但为了及时发现和解决问题，系统管理员可以查看所有角色的操作日志.

2.2.3 eEPC模型构建

事件驱动的过程链（EPC）模型是20世纪90年代德国学者Keller等人提出的实例化过程动态建模语言，服务于经营过程重组、工作流控制以及活动成本分析等领域.在事件驱动的过程链（EPC）模型中融入资源要素，如人力资源、物质资源以及信息资源，这进一步扩展了EPC模型，形成扩展的事件驱动过程链（eEPC）模型.eEPC继承了EPC的所有功能，还融入组织、物质、信息等元素，可以使人力、物质、信息流在不同企业和部门间的流转.

eEPC模型的费报销优化流程包含五个层次结构，分别为应用层、技术层、审批层、输入层和输出层.系统包含有4个功能模块：费用报销规章制度的刚性规则和柔性规则A、审批功能X和财务人员付款功能V，预算指标控制功能W.在报销申请事件发生时，预算指标控制功能会对其申请的费用金额进行预算指标的核对和判断，判断结束通过规则引擎A会对其单据进行合规性审核判断，审核判断结果会生成审批事件并触发后续的审批流程.经过规则引擎A的审核判断和财务人员的双重审核，与系统对接的财务核算系统数字员工将自动生成凭证，出纳数字员工按照规定流程进行付款^［11］.付款信息生成后，会计凭证传递到对账模块中，对账模块与银行对账系统进行了对接，实现对账的智能操作，减少人工对账的风险，杜绝出纳的贪污腐败路径.这些优化流程的措施为财务管理提供了更加高效、准确和透明的决策支持.费用报销优化流程如图1所示.

以常见的教师差旅费报销业务为例说明报销流程的过程.经办人通过移动设备或电脑上传机票行程单和住宿发票，住宿发票利用对接税局的发票系统进行真伪的验真，机票行程单根据对接的第三方差旅平台核验业务的真伪，票据信息通过图像识别技术自动抽取并解析，识别出差旅费的相关信息，涵盖出差人员的各种信息，包括姓名，职位，出差日期，出差天数，目的地，交通费，住宿酒店及相关金额等.当报销单据的信息被识别后，自动填报费用报销单，填报人员核对后提交审核，规则引擎被触发，进而执行高校内部的差旅费报销管理制度和审核流程^［12］.审核通过后差旅费报销信息就会被广播至区块链网络的所有节点进行存储备份.每个节点都将对其报销数据进行加密保护，以确保数据的安全性和不可篡改性.满足预设的规则审核条件后，报销平台通过会计核算系统自动生成凭证后，自动与财政一体化系统对接，将报销款项转账至报销单据上预留的账户，实现差旅费报销业务的自动化和智能化处理^［13］.

优化后的差旅费报销流程可以保证业务的真实性和准确性，提升报账人员的效率和体验感.流程通过智能化的方式提高高校财务人员的工作效率，减少出差人员人为错误和舞弊行为，为高校管理层提供了更全面、准确的财务数据支持，推动高校财务管理向数智化方向转型.

2.2.4 H学校的实践应用

在H学校的实际应用场景中，部署的智能费用报销系统取得了显著的成效（见表2），具体成效可归纳为以下几个方面：.

1） 票据识别

出差人员通过发票助手小程序上传发票或者即时拍摄等方式将发票导入智能报销系统，系统利用OCR技术自动识别包括增值税发票、差旅发票、定额发票和出租车票等各类票据，并提取发票号码、开票内容、发票抬头、销售方名称、开票时间、金额付款账号等关键信息^［14］.由于系统对接了税局票据系统和差旅平台第三方平台，还具备票据真伪验证和发票重复报销检查功能，确保电子票据的真实性和唯一性.

2） 智能填报

系统利用OCR功能自动识别上传的发票内容，将提取到的关键信息自动计算和填报到费用报销单中，智能匹配最优经济科目，改变以往人工录入的复杂性，降低支付信息的错误率.在差旅费报销中，系统能够自动填写出差的往返地点、时间、匹配员工的工号、职务和职级信息、报销金额、支付信息以及自动计算补贴^［10］.

3） 智能稽核

智能稽核功能对报销单进行实时检查和校验，确保业务的合规性.系统自动进行“标准是否相符”“项目余额是否足够”“填写要素是否完整”“差旅行程是否完整”“住宿费是否超标”等方面的智能稽核，以“业务真实性”“规范性”“票据合规性”“单据完整性”“金额正确性”“报销及时性”等为标准进行综合评估.

4） 网上审批

网上审批功能通过预约单中的项目号、金额、项目大类、支付方式、报销类别等条件，动态生成审批人员和审批流程，支持事项审批、经费审批、线上签批转线下签批等功能，使报销人能够随时关注报销动态.^［2］

5） 智能记账

智能记账功能使会计人员可以按照时间顺序对报销事项进行审核并自动制单，通过“会计记账”功能将业务数据转化为会计凭证，同时将预算功能科目、经济科目、项目等辅助核算信息自动带入记账凭证中，实现系统间的互联与数据共享，提高工作效率和数据准确性.

6） 智能支付

智能支付功能自动化完成银行卡信息的采集、校验，以及银行卡状态查询、数据匹配、管理文件生成等工作，确保资金发放数据的准确性，提升资金发放的成功率和工作效率.该系统适用于多种类型的资金发放管理，并允许出纳人员对审核无误的单据进行后续支付操作.

基础信息管理.用户（学生/教职工/外聘人员等）可以自主进行银行卡状态的采集、校验、纠错和更新，系统自动校验卡号和发卡行，确保信息准确性，并允许实时查看异常用户和银行卡状态（如休眠卡、冻结卡等）.

业务流程管理.系统根据发放名单、收款人银行卡状态，自动生成付款文件，进行业务数据与财务数据的匹配和同步传递，并生成人员管理信息库，自动识别外来资金归属、收入认领、身份识别等.系统还能自动发布资金发放成功/失败信息，并对付款失败的情况生成二次付款文件，提交给银行进行批量付款.

辅助功能.优化后的系统能够自动生成业务统计报表和财务统计报表，通过RPA自动对接财政一体化系统，推送银行付款信息、获取上卡结果^［15］.用户在手机端可以查看资金发放的成功/失败信息、失败原因、重新审批结果等.

3 结语

智能报销系统能有效鉴别和防止虚假发票、重复发票的出现，确保报销费用的真实性和合规性，提高了报销人员报销效率.通过规则引擎能有效提升审核的速度和任何时点都可以报销的问题，防止重复报销和多领补贴的情况发生.

随着信息化技术的不断发展，高校财务报销系统处于数智智能化转型的时代.以H校一个月的试点数据为例，传统差旅费报销平均处理时长从5.3 d缩短至2.1 d，但同期出现的智能审核异常案例却增加了37%，暴露出新技术应用中的监管盲区，所以需要建立健全与智能审核相关的法律及制度.

同时财务人员是推动高校报销业务规范化、精准化的核心力量.学校需要加强对财务人员的业务培训，确保财务人员能够熟练掌握智能报销业务的操作流程和规则审核原理，明确岗位职责，使财务人员快速的适应新的角色，在技术变革中保持适应性竞争优势.

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基金资助

云南省教育会计学会2021年科研课题(JYKJ2021YB03)